Legge

sull’archiviazione e sugli archivi pubblici

(LArch)

(del 15 marzo 2011)

 

IL GRAN CONSIGLIO

DELLA REPUBBLICA E CANTONE TICINO

 

visto il messaggio 6 luglio 2010 n. 6377 del Consiglio di Stato,

decreta:

Capitolo primo

Disposizioni generali

 

Scopo e oggetto

Art. 11La presente legge disciplina l’archiviazione di documenti nonché l’utilizzazione degli archivi pubblici e l’organizzazione dell’Archivio di Stato.

2L’archiviazione contribuisce alla certezza del diritto nonché alla gestione continua e razionale dei documenti degli enti pubblici. Realizza in particolare le condizioni necessarie alla trasparenza e alla ricerca scientifica.

 

Campo di applicazione

Art. 2La presente legge disciplina l’archiviazione di documenti:

a)del Cantone;

b)degli enti locali;

c)degli altri istituti e corporazioni di diritto pubblico cantonale e comunale;

d)delle persone fisiche e giuridiche e di altri organismi incaricati di compiti d’interesse pubblico.

 

Definizioni

Art. 31Ai sensi della presente legge sono documenti tutte le informazioni registrate, indipendentemente dal loro supporto, che sono state raccolte o prodotte nell’adempimento di compiti pubblici, nonché tutti i mezzi ausiliari e i dati complementari necessari alla comprensione e all’utilizzazione di dette informazioni.

2Si considerano archivi i documenti conservati dall’Archivio di Stato oppure gestiti autonomamente da altre istituzioni o da altri organi e servizi in conformità ai principi della presente legge.

3Hanno valore archivistico i documenti che rivestono un’importanza giuridica, politica, amministrativa, economica, sociale e culturale oppure che hanno un grande potenziale informativo.

 

Capitolo secondo

Tutela dei documenti

 

Competenza in materia di archiviazione

Art. 41L’archiviazione dei documenti del Cantone compete all’Archivio di Stato.

2Sempre che una legge federale non disponga altrimenti, l’archiviazione di documenti del Cantone risultanti dall’esecuzione di compiti federali è di competenza del Cantone, e per esso dell’Archivio di Stato.

3Le autorità giudiziarie disciplinano l’archiviazione dei rispettivi documenti in conformità ai principi della presente legge; esse offrono all’Archivio di Stato di riprenderli qualora non siano in grado di occuparsene autonomamente.

4Il Consiglio di Stato designa, mediante regolamento, gli istituti e le corporazioni di diritto pubblico cantonale che si occupano essi stessi dell’archiviazione dei loro documenti conformemente ai principi della presente legge.

5Gli enti locali, gli altri organismi e persone fisiche e giuridiche incaricati di compiti d’interesse pubblico si occupano autonomamente dell’archiviazione dei loro documenti in conformità ai principi della presente legge.

 

 

 

Conservazione, offerta di versamento e

distruzione dei documenti

Art. 51Gli organi e i servizi che elaborano i documenti nell’esercizio del compito pubblico definiscono le modalità e i termini di conservazione in base a oggettive esigenze di utilizzazione, rispettando i termini definiti nelle leggi federali e cantonali.

2Essi gestiscono i documenti in modo ordinato, sistematico e razionale, garantendo in particolare la disponibilità, l’integrità, la protezione e la sicurezza dei dati. Adottano altresì le necessarie prescrizioni e misure organizzative.

3Sempre che non siano competenti per la loro archiviazione, gli enti pubblici e i privati che sottostanno alla presente legge devono offrire all’istituto archivistico competente i documenti che non utilizzano più in modo permanente o che non sono più utili per l’attività corrente.

4I documenti da offrire non possono essere distrutti senza l’autorizzazione dell’istituto archivistico competente.

5Rimangono riservate le disposizioni della legge sulla protezione dei dati personali del 9 marzo 1987.

 

Inalienabilità e imprescrittibilità

Art. 61Gli archivi pubblici sono inalienabili.

2Terzi non possono acquisire gli archivi nemmeno per prescrizione.

 

Capitolo terzo

Accessibilità e utilizzazione degli archivi

 

Principio della libera consultazione

e termine di protezione

Art. 71Gli archivi pubblici sono accessibili a tutti dopo la scadenza di un termine di protezione di 30 anni, fatti salvi gli art. 9, 10 e 11.

2I documenti accessibili al pubblico già prima del loro versamento a un istituto archivistico lo restano anche in seguito.

3La consultazione è gratuita. Per ulteriori servizi, quali ad esempio riproduzioni e ricerche specifiche, i costi vengono fatturati in base al dispendio di tempo e materiale, secondo le tariffe fissate dagli istituti archivistici competenti.

 

Calcolo del termine di protezione

Art. 8Il termine di protezione decorre di regola dalla data dell’ultimo documento di una pratica o di un fascicolo.

 

Termine di protezione prorogato

per i dati personali

Art. 91Gli archivi classificati in base a nomi di persona e contenenti dati personali meritevoli di particolare protezione sono soggetti a un termine di protezione di 50 anni, salvo che la persona interessata ne abbia autorizzato la consultazione.

2Il termine di protezione prorogato si estingue tre anni dopo la morte della persona interessata. È fatto salvo l’art. 10.

 

Altre restrizioni alla consultazione

Art. 101Sentito il servizio che ha versato i suoi documenti, l’istituto archivistico competente può negare o limitare la consultazione di archivi o documenti per una durata limitata dopo la scadenza del termine di protezione, se lo richiede la tutela di un interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione.

2L’istituto archivistico competente tiene un elenco accessibile al pubblico degli archivi per i quali la consultazione è stata limitata e indica la durata stabilita di tali restrizioni.

3Esso può prevedere altre restrizioni a tutela dell’integrità degli archivi e dei documenti.

 

Consultazione durante il termine di protezione

Art. 111I servizi che hanno versato i loro documenti possono, già prima della scadenza dei termini di protezione di cui agli art. 7 o 9 cpv. 1, consentire all’istituto archivistico competente di renderli accessibili al pubblico o autorizzare singole persone a consultarli, qualora, in entrambi i casi, non vi si opponga:

a)alcuna prescrizione legale né

b)alcun interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione.

2L’autorizzazione alla consultazione deve essere subordinata a oneri o condizioni se esigenze di protezione dei dati delle persone interessate o altre ragioni oggettive lo giustificano; segnatamente può essere stabilito che i dati personali siano resi anonimi.

 

Diritti delle persone interessate

Art. 121Il diritto delle persone interessate di ottenere informazioni e di consultare gli archivi in merito ai dati che le riguardano è disciplinato dalla legge sulla protezione dei dati personali del 9 marzo 1987. La limitazione di questi diritti è decisa dai servizi che versano i loro documenti.

2L’istituto archivistico competente può inoltre differire o limitare la comunicazione di informazioni se essa è incompatibile con una gestione amministrativa razionale, siccome comporta un onere amministrativo eccessivo e sproporzionato e il richiedente non intende sopportarne le spese.

3Le persone interessate non possono esigere la distruzione o la rettifica di dati; possono unicamente chiedere che ne sia annotato il carattere contestato o l’inesattezza.

 

Consultazione da parte dei servizi che hanno

versato i loro documenti

Art. 131I servizi che hanno versato i loro documenti possono consultarli anche durante il termine di protezione.

2Nel caso di dati personali tali servizi possono, durante il termine di protezione, consultare i documenti da essi versati qualora ne abbiano bisogno:

a)come mezzi di prova;

b)a fini legislativi o giurisprudenziali;

c)per la valutazione a fini statistici; oppure

d)per garantire alla persona interessata l’esercizio dei suoi diritti ai sensi della legge sulla protezione dei dati personali del 9 marzo 1987.

3Sono riservate le limitazioni previste da altri disciplinamenti legali.

4Gli archivi non possono più essere modificati.

 

Consultazione di lasciti e depositi

Art. 141La consultazione di lasciti o depositi di persone fisiche o giuridiche è disciplinata dalle disposizioni dei contratti di cessione.

2In assenza di siffatte disposizioni, si applicano quelle relative agli archivi pubblici.

 

Utilizzazione degli archivi a fini commerciali

Art. 151L’utilizzazione degli archivi a fini commerciali necessita di un’autorizzazione, che può essere subordinata a oneri e condizioni.

2L’autorizzazione deve essere preceduta dalla conclusione di un contratto che disciplini l’estensione dell’utilizzazione e l’eventuale partecipazione agli utili da parte dell’ente pubblico interessato.

3Il Consiglio di Stato disciplina le condizioni, la procedura e le competenze per l’autorizzazione e la conclusione del contratto relativo all’utilizzazione degli archivi a fini commerciali.

 

Capitolo quarto

Compiti e organizzazione dell’Archivio di Stato

 

Scopo e funzione

Art. 16L’Archivio di Stato è l’istituto archivistico centrale per gli organi e i servizi cantonali e costituisce, quale centro di competenze, l’autorità di riferimento e di coordinamento del Cantone in materia archivistica.

 

Salvaguardia e valorizzazione degli archivi

Art. 171L’Archivio di Stato promuove l’archivistica curando l’informazione e collaborando con autorità, servizi e organizzazioni pubbliche e private attive in questo ambito.

2Provvede affinché gli archivi siano conservati in maniera sicura e adeguata, li rende consultabili tramite il loro riordino e l’allestimento di strumenti di ricerca e ne promuove la valorizzazione.

3Oltre agli archivi del Cantone, si impegna a salvaguardare archivi e lasciti di persone di diritto privato o pubblico che hanno un’importanza cantonale. Ai fini della ripresa di detti archivi può stipulare contratti.

4Emana un proprio regolamento relativo all’utilizzazione dei documenti.

 

 

Vigilanza e consulenza

Art. 181L’archivio di Stato vigila affinché i principi della presente legge siano rispettati; a questo scopo può esaminare e ispezionare gli archivi degli organi e servizi tenuti a offrire i loro documenti e di quelli che si occupano autonomamente dell’archiviazione.

2Offre la propria consulenza per quanto concerne l’organizzazione, la gestione, la conservazione e il versamento dei documenti.

3Emana, all’attenzione degli organi e servizi tenuti a offrire i loro documenti, istruzioni relative alla gestione, alla conservazione e al versamento di documenti.

4Gli organi responsabili del Cantone consultano l’Archivio di Stato prima della messa in opera di progetti di gestione informatizzata dei documenti.

 

Determinazione del valore archivistico, versamento

e distruzione di documenti

Art. 191L’Archivio di Stato determina, in collaborazione con gli organi e servizi cantonali interessati, il valore archivistico dei documenti.

2I documenti dei quali è stato accertato il valore archivistico devono essere versati all’Archivio di Stato dagli organi e servizi tenuti a offrirli secondo l’art. 5 cpv. 3.

3L’Archivio di Stato stabilisce, in collaborazione con i servizi che archiviano in maniera autonoma i loro documenti, il valore archivistico di questi ultimi.

4L’Archivio di Stato conserva provvisoriamente documenti considerati senza valore archivistico in caso di dubbio o di divergenze con il servizio tenuto a offrirli.

5L’Archivio di Stato non distrugge alcun documento senza l’autorizzazione del servizio che l’ha versato.

6Sono riservate le disposizioni del diritto speciale che prevedono la conservazione di documenti.

 

Deposito legale

Art. 20L’Archivio di Stato gestisce il deposito legale degli stampati destinati al pubblico, della grafica d’arte, delle riproduzioni di immagini o suoni su nastro magnetico o su altro supporto, prodotti da tipografia, editore o autore con sede o domicilio nel Cantone.

 

Prestazioni di servizio speciali

Art. 211L’Archivio di Stato, su richiesta, può provvedere all’archiviazione dei documenti degli enti e delle persone che si occupano autonomamente dell’archiviazione, stipulando dei contratti di collaborazione che tengano conto del costo della prestazione.

2Può fornire, nei limiti delle sue competenze, prestazioni di servizio particolari a terzi, segnatamente lavori di restauro e di conservazione, nonché consulenze in materia di gestione dell’informazione. Queste prestazioni sono convenute in contratti di diritto privato.

 

Esemplari giustificativi

Art. 22Due esemplari di tutti i lavori e di tutte le pubblicazioni che si fondano interamente o parzialmente su documenti custoditi presso l’Archivio di Stato devono essere consegnati gratuitamente a quest’ultimo dai loro autori.

 

Provvedimenti d’ordine

Art. 23Nel proprio regolamento l’Archivio di Stato può prevedere un divieto d’accesso per le persone che abbiano violato in modo grave o ripetuto le disposizioni della presente legge, del regolamento di applicazione o delle prescrizioni relative all’utilizzazione dei documenti.

 

Capitolo quinto

Procedura e rimedi giuridici

 

Art. 241Contro le decisioni dell’Archivio di Stato e degli enti locali che si occupano autonomamente dell’archiviazione dei loro documenti è dato ricorso al Consiglio di Stato. Contro le decisioni del Consiglio di Stato è dato ricorso al Tribunale cantonale amministrativo.

2Contro le decisioni degli istituti e corporazioni del diritto pubblico cantonale che si occupano autonomamente dell’archiviazione dei loro documenti è dato ricorso al Tribunale cantonale amministrativo.

3Contro le decisioni delle autorità giudiziarie che si occupano dell’archiviazione dei rispettivi documenti è dato ricorso alla Commissione di ricorso sulla magistratura.

4Il Tribunale cantonale amministrativo giudica quale istanza unica le contestazioni tra i privati e gli organismi e persone ai sensi dell’art. 2 lett. d.

5In difetto di norme particolari della presente legge, alla procedura sono applicabili i disposti della legge sulla procedura amministrativa del 24 settembre 2013.[1]

 

Capitolo sesto

Sanzioni

 

Contravvenzione

Art. 251È punito con una multa sino a fr. 10'000.– chiunque intenzionalmente rende note informazioni provenienti da archivi soggetti al termine di protezione o in altro modo espressamente sottratti alla pubblicazione.

2È applicabile la Legge cantonale di procedura per le contravvenzioni del 20 aprile 2010.

3Sono riservate le disposizioni del diritto speciale.

 

Sanzioni disciplinari

Art. 26Nei confronti dei membri di un’autorità e dei dipendenti pubblici che, nell’esercizio delle relative funzioni, non rispettano i principi della presente legge, sono riservate le sanzioni disciplinari previste dal diritto speciale applicabile ai singoli archivi pubblici.

 

Capitolo settimo

Disposizioni finali

 

Esecuzione

Art. 27Il Consiglio di Stato emana le disposizioni d’esecuzione.

 

Referendum ed

entrata in vigore

Art. 281Trascorsi i termini per l’esercizio del diritto di referendum, la presente legge, con il suo allegato, è pubblicata nel Bollettino ufficiale delle leggi e degli atti esecutivi.

2Il Consiglio di Stato ne fissa l’entrata in vigore.[2]

 

 

 

 

Pubblicata nel BU 2012, 123.

 

 

[1]  Cpv. modificato dalla L 24.9.2013; in vigore dal 1.3.2014 - BU 2013, 470.

[2]  Entrata in vigore: 1° giugno 2012 - BU 2012, 123, 147.